SoWork財務四表(小公司適用)

正值2021年的起跑時段,過去這個月,SoWork的同事們努力完成事業計畫,讓大家對未來有共同的目標和定位,而過去這一週,我在忙的,就是整理出一張可以很好追蹤目標、又可掌握財務的表格,現在,我有了!

通常碰到財務問題,人家都說要看三張表,現金流量表、損益表和資產負債表,但對身處行銷行業、又以內容洞察顧問自居的我,重點是要時時能確認自己的生意和產品成長情況,損益表和資產負債表,是無法幫我時時地確認公司不同產品的目標達成率的.(或是我不會看)

所以,我就發展了SoWork四表,使用情境是一個想要即時掌握進度的小公司老闆,因為沒有財經專業,也不喜歡懂會計用語,但又想掌握狀況,於是,身為一個小公司的經營者,這四張表可讓我決策有靠山.我相信對類似規模的公司經營者,一定也會有幫助.

1/現金流量表:看可以活多久.

2/認列收支表:看工作量和財務健康

3/目標表:讓自己每個月都有明確的進度

4/內容行銷藍圖:讓自己提早佈局

也在這分享給各位,Numbers版本:按此連結. Excel: 按此下載

1. 現金流量表:

設計概念:一定要看出哪個服務帶來的現金更健康,所以埋藏三個巧思在裡面.

(1) 收入按服務類別算:

收入要按照服務的類別區分,就SoWork而言,我們的服務有基礎的內容數據洞察報告、進階的洞察報告加手把手顧問以及知識行銷訓練 三個類別,基本上,就是根據我們租用的月更新1000萬+外部內容數據,透過行銷實戰過的分析師巧手,提供給客戶做決策時的判斷依據.

劃分好這三個服務後,從左至右分別填入中文名、英文名還有財務的客戶代號,接著,就是按照每個月份,根據確認會現金入帳的月份,逐步的輸入每一個數字,這也可以逼自己很踏實地看待收入,要重新審視每張發票和估價單的財務付款條件,避免手邊太多做完才開發票的服務.這些數字,我只會填入確認入帳的款項,讓自己真的很踏實和悲觀看收入.

(2) 銀行餘額夾在收入和支出的中間,而不是列在最下方

我覺得現金流量表,就是要好好看出自己何時沒有錢,所以,但傳統的現金流量表,大多很流水帳或是喜歡先列出所有收入,再列出所有的支出,然後要看到現金時,已經下滑很久了.所以,我喜歡將銀行餘額放在中間列.這樣可看出如果只維持現有客戶,公司還能維持多久時間.中間放的,都是當月收入扣除支出後的銀行月底餘額.

(3) 支出預留雜項:

關於支出,我認為最要關心的,就是不要太計較那些雜項,總是會有一些搞不清、無法分類的支出,例如,某天不知為何買了一個電擊棒,像這樣的時刻,就不要硬把所有的支出都歸類好好,反正只要有列出,知道自己有花錢,記錄好每一筆花費,這樣就可以了.所以,我有一列是雜項,雜項以下淺灰色的地方,都是無法歸類的小項.

2. 認列收入支出表:

設計概念:是要讓自己知道每個月的工作量和收入成長情形,如果有某個月份認列收入大幅降低,就很可能是該月的生意或工作太少,自己要有預警的效果,同時,也要知道自己的潛在客戶收入,知道每個月份的財務是否健康成長.設計小巧思如下:

(1)每月的認列標準,以有產生工時為準:

不同於現金流量表,這是按照工作區間分月份認列,例如,某個工作雖然在6月份一次收到60萬現金,但,其實是從1月開始工作到6月,所以在現金流量表上,六月會出現一筆60萬的現金;但在認列表上,則會是1到6月份,每個月平均分配10萬元.

(2)潛在專案的總計收入:

除了確認會入帳的數字外,下方增加一個淺灰色底的區域,這些都是正在進攻的客戶和預期收入,將這些潛在專案的預期數字填入後,右方會出現16,600的數字,與上方639,900的數字不同處,在於639,900是確認會到手的認列收入,而639,900+166,000之後,就是右上方的樂觀預估數字775,900.這代表,當你認真攻下所有手邊潛在專案後,就可以獲得775,900的收入.

(3) 認列每月收入,監看穩定度:

由於行銷公司會有人力的穩定支出,所以穩定收入也很重要,相較於現金流量表將銀行餘額放在中間,認列收支表,就是列出每個月的認列盈虧,希望每個月的盈虧可以是穩定成長,這樣的財務應該比較健康.

3. 目標表:

設計概念:初估每個月的營業額和成長力道,可協助自己判斷每個月不同產品的推進動力,透過這個衡量,可以逼自己驗證產品的市場接受度,而比較不會年底才發現少做很多事情.

(1)設定好每月目標和盈虧:

根據每月目標扣除每月的認列總計後,可得出每月的盈虧,也就是離目標的差距,跟目標的差距來源有二:一是目標大幅提高,二是收入太低.所以就會得到下面這張表的前三列.

最左邊的13,544,640則是代表整年度目標與認列的差距,這邊的認列收入是指實際有合約或到手的認列收入,而最右方的認列總計5.597,592,則是當你把攻下所有潛在專案後,可以認列的整年度收入.因此,就會更激發自己不要放過手邊機會,或是直接放棄人生.

(2)設定各服務的定價、目標、差異和客戶數:

我分別說明以下右邊的欄位:

第一個服務認列與目標客單價:先設定好要從每個客戶身上獲得多少錢,這樣才能為自己的報價單設定一個期待值,聚焦讓每個報價單都能超過這個數字,也是年底檢驗自己的好方法.

目標營業額:逐月填入該服務每月應有的營業額,並根據人力估算和產品服務成熟度,設定在哪個月該逐步成長或是大幅成長.千萬不要不切實際地大幅增加,人員和市場教育都需要時間,很難隨隨便便就大幅成長的.

差異:也就是該服務在當月份離目標的距離,紅字代表赤字,對經營者而言,就要提前預警,當月才拼當月的,會讓團隊感受很不穩定,雖然不小心會達到,但穩定度會差很多.

還需攻擊客戶數:就是用差距的金額除以目標客單價,就會得出這個數字,事實上,這個數字有很多的Bug,但我還是決定要列出來,是因為這個數字,能讓我和團隊知道,這個月需要進攻的客戶數量.

口袋名單:當你知道每個月該攻擊多少客戶,也知道銷售週期的時候,就該列出口袋名單,提前要保持足夠的口袋名單和穩定的轉換率,才能讓業績穩定或成長.

4. 行銷規劃表:

設計概念:為了要在目標的時程上,賣出相對應的服務數量,就必須提前佈局,準備好各種各樣的宣傳活動,所以,才需要有簡略版的年度計畫,幫自己做好準備.

以下針對不同欄位,稍微說明:

品牌主軸:也就是不同月份,你自己品牌想傳達的特色是什麼,像SoWork,以內容數據洞察顧問的定位,就要從教育市場開始,逐步建構起自己在不同產業的形象.

主打商品:也就是該月份特別要催出業績的產品.

各檔期:寫下在各個月份當中,已經搭配好別人要做的行銷傳播檔期,寫下來,可以讓所有的主軸統一,才不會形象一直跑掉.

內容分類:這邊的四種內容分類方式,我會在活動初期,都用亮點活動的內容吸引較多的人關注,接著透過引發共鳴的內容,增進不同族群對我的好感度,接下來,則靠解決痛點的內容吸引他點閱內容來官網,最後,如果還沒成交,我再透過促銷優惠讓他買單.

各平台的內容計畫:根據上方的分類,逐步落實到不同平台該發布的主題和內容,全部列出來以後,自己就會發現,小編一個人根本不夠用!

事實上,要完成這個表格前,仍須透過團隊的討論,確認本年度公司營運的重點服務,才能有整理服務類別的脈絡,而這張表格,的確會陪我度過2021年的春夏秋冬,希望對你也有用.

待過11年的奧美,現為SoWork行銷顧問創辦人,主要為客戶進行手把手顧問諮詢、數據洞察服務還有長期的行銷技能培訓課程,近期內容為WebSummit中,內容行銷趨勢與方程式的分享,邀約、商務洽談,請聯繫cjwang@sowork.tw